Apostil Şerhi Nedir? Nereden Alınır?

APOSTİL ŞERHİ

Apostil şerhi söz konusu belgenin gerçek olup olmadığını tasdik etme suretiyle onu başka bir ülkede yasal olarak kullanmaya onay veren bir müessesedir. Apostil şerhi yabancı belgeler için alınabilir ve bu belgeleri diğer ülkelerde geçerli hale getirir. 1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Hakkında Sözleşme’nin kabul edilmesinden sonra yabancı resmi belgelerin gerçekliğini tespit edebilmek adına daha basit bir usul getirilmiştir. Türk hukukunda yabancı resmi belgeler açısından tasdikin yerine apostil şerhi müessesi getirilmiştir. Yabancı devlet makamları tarafından düzenlenen belgelerin Türkiye’de resmi belge sıfatına haiz olması için tasdik zorunluluğu yerini apostil zorunluluğuna bırakmıştır. Güncel hukukta tasdik işlemi hukuki bir zorunluluk olmaktan çıkarılmıştır ancak ortaya çıkan boşluk için ise apostil şerhi zorunluluğu getirilmiştir.

Apostil şerhi kural olarak sadece talep üzerine verilebilir. Söz konusu belgede imzası bulunan veya belgeyi getiren kişinin talebi doğrultusunda apostil şerhi düzenlenecektir. Söz konusu belgeyi düzenleyen resmi makam ya da noter tarafından da apostil şerhi isteminde bulunulabilir.

Apostil şerhinin masrafları bu şerhin verileceği devletin hukukuna göre tayin edilecektir. Ancak belirtmek gerekir ki, masraflar makul miktarda olacağı sözleşmede düzenlenmiştir. Davayı kazanan tarafın dava için aldığı apostil şerhinin masraflarını karşı tarafa tazmin ettirmesi de mümkündür.

APOSTİL ŞERHİNİN KAPSAMI

Belgenin resmi sıfatlı bir kişi tarafından düzenlenip düzenlenmediği
Belgedeki imzanın bu kişiye ait olup olmadığı
Belgedeki mühür veya damganın bu kişiye ait olup olmadığı

Apostil şerhinde bu hususlar teyit edilir. Resmi makamın bu hususta yetkili olup olmadığı araştırılmaz. Usule uyulup uyulmadığı da kapsam dışındadır.

Apostil şerhinin alınmasıyla birlikte yabancı belge üzerindeki imzanın, mühür ve damganın hakikiliği ispat olunur. Bu husus gerekli resmi makamlarca dikkate alınacaktır.

APOSTİL ŞERHİNİ KİM VERİR?

Kural olarak her devlet apostil şerhini vermeye yetkili olacak makamı kendisi belirleyecektir. Yetkili makamın neresi olacağı devletlerin takdir marjındadır. Devletlerin belirleyecekleri makamları Hollanda Dış İşleri Bakanlığına bildirme zorunlulukları vardır. Dolayısıyla devletler bu yetkili makamı belirlemek ve bildirmekle mükelleftirler. Pek çok devlette genellikle Dış İşleri Bakanlığı bu hususta yetkili kılınmış olmakla birlikte Adalet Bakanlığı, noterler, mahkemeler de yetkili kılınan makamların başında gelmektedir.

Türk hukukunda ise apostil şerhi vermeye yetkili kılınan makamlar bulunmaktadır. Bu makamlar belgenin türüne göre değişiklik arz etmektedir.

İdari belgeler için apostil şerhi vermeye yetkili makamlar
İllerde : valiler, vali yardımcıları ve hukuk işleri müdürleridir. İş yükü fazlalığı nedeniyle bu yetki İç İşleri Bakanlığına devredilerek il yazı işleri müdürü, il idare kurulu müdürü, hukuk işleri şube müdürü ve müdürlük şeflikleri yetkili kılınmıştır.
İlçelerde : kaymakamlardır. İlçe yazı işleri müdürü ve hukuk işleri şefliği bulunan ilçelerde hukuk işleri şeflerinden apostil talep edebilirsiniz.
Adli belgeler için apostil şerhi vermeye yetkili makamlar
Ağır Ceza Mahkemesinin bulunduğu yerdeki Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıklarıdır.

APOSTİL ŞERHİ NASIL VERİLİR ?

Apostil şerhi kural olarak söz konusu yabancı belgenin veya buna eklenecek kağıdın bizzat üzerine konulur. Bu bağlamda apostil şerhinin doğrudan doğruya yabancı belgenin üzerine konulabileceği gibi ayrı bir kağıdın üzerine konulması da hukuken mümkündür. Şerhin kağıda konulması halinde bu kağıdın şerhe konu olan belgeye eklenmesi zaruridir. Sözleşmede devletlere örnek teşkil etmesi açısından apostil şerhi örneği bulunmaktadır. Devletlerin vereceği apostil şerhinin bu sözleşmedeki örneğe uygun olması önem arz etmektedir. Bu örnek uyarınca şerhin kenar uzunluklarının en az 9 cm uzunluğunda olması gerekmektedir. Şerhte yer alacak kayıtların İngilizce veya Fransızca dilinde yazılmış olması da oldukça olsa da şerhi koyan makamın resmi dilinde yazılması da hukuken geçerlidir. Aşağıdaki örnekte göreceğiniz üzere şerhte hem Fransızca hem de Türkçe kayıtlar yer almaktadır. Başlık Fransızca olup diğer kayıtlar ise Türkçe olarak ifade edilmiştir. Şerhin 14×14 cm ebatlarında ve Times New Roman yazı tipinin 12 punto karakteri kullanılarak hazırlanması gerekmektedir. Apostil şerhi vermeye yetkili makamın bu şerhi bahsi geçen niteliklere göre hazırlaması önem arz etmektedir.

(Başlığın Fransızca olarak yazılması zaruridir.)

Apostil şerhinde bulunması gereken bilgiler;

Belgenin düzenlendiği ülkenin adı
İmza sahibinin adı ve sıfatı
Mührün ait olduğu makamın adı
Tasdik edildiği yer
Tasdik edilen tarih
Apostili düzenleyen makamın adı
Apostil numarası
Apostili düzenleyen yetkilinin imzası
Apostili düzenleyen makamın mührü veya kaşesi

HANGİ BELGELERE APOSTİL KONULABİLİR ?

Savcı, zabıt katibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, devleti bir yargı organına veya mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler
İdari belgeler
Noter senetleri
Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının
veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterlerce tasdiki gibi resmi beyanlar (eğitim belgeleri, diploma, evlilik cüzdanı, vekaletnameler, ösym belgesi, kimlik belgesi, ticari evraklar gibi..)

APOSTİL ŞERHİ DENETİMİ NASIL YAPILIR

Kimi zaman apostil şerhi üzerindeki bilgilerin doğruluğu sorgulanabilir hale gelebilir. Uygulamada kötü niyetli işlemlerin önüne geçebilmek için apostil şerhinin hakikatini sorgulamak için denetim mekanizmaları düşünülmüştür. Kural olarak apostil şerhi vermeye yetkili makamların hepsi şerhlerinin kaydedileceği bir kayıt defteri veya fiş endeksi tutmakla yükümlüdürler. Bu defterde kayıt defteri veya fiş endeksini , apostil şerhinin sıra numarası ve tarihi ile resmî belgeyi imzalayan kişinin adı, ne sıfatla şerhi imzaladığı veya imzasız belgeler bakımından mühür veya damgayı koyan makama dair bilgilerin kaydedilmesi gerekmektedir.

İşlemin ilgililerinin talebi olması durumunda yetkili makam bu kayıt defteri veya fiş endeksindeki kayıtları inceler ve bilgilerin bu kayıtlara uygunluğunu tespit eder. Bu hususta menfaati olan herkes bu inceleme işlemini talep edebilir. Apostil şerhine numara verilmek suretiyle sicile kaydedilmesi de mümkündür.

ELEKTRONİK APOSTİL

Elektronik apostil yöntemi hem zaman tasarrufu sağlamakta hem de ekonomik yönden daha az masraf çıkarmaktadır. Aynı zamanda hakikat açısından daha güvenilir bir yol sunmaktadır. İster elektronik tescil yöntemiyle ister elektronik apostil oluşturarak işleminizi tamamlayabilirsiniz. Pdf teknolojisi ile elektronik apostil düzenlenerek dijital sertifika ile dijital imza eklenerek elektronik apostil yapabilirsiniz.

APOSTİL ŞERHİNİN GEÇERLİLİK SÜRESİ

Apostil şerhin geçerlilik süresi hususunda Lahey Anlaşması’nda herhangi bir süre öngörülmemiştir. Bu husus devletlerin takdir marjına bırakılmış olup her ülkenin bu süreyi kendi tayin etmesi beklenmiştir. Bu süre kimi ülkelerde sınırlanmış iken bazı ülkelerde süresiz şekilde uygulamaya konulmuştur. Türkiye’de apostil şerhi süre bakımından sınırlandırılmamıştır, süresiz olarak uygulanır. Ancak apostil şerhi bulunan bir belgenin geçerlilik süresi bu süre geldiğinde belge ile birlikte apostil şerhi de geçerliliğini yitirir. Bununla birlikte nüfus kayıt örneklerine yapılan apostil şerhinin 6 ay geçerli olduğu unutulmamalıdır.

APOSTİL ÜLKELERİ